PLANNING DAN SCHEDULING PROYEK

PLANNING DAN SCHEDULING PROYEK

Proyek merupakan suatu pekerjaan yang terdapat dan dipengaruhi biaya, menggunakan sumber daya tertentu yang jumlahnya terbatas, serta dapat dipertanggungjawabkan pada komponen proyek tersebut dalam periode jangka waktu tertentu. Karakter yang sangat khas dari suatu proyek adalah sumber daya yang terbatas, prosesnya yang unik dan fleksibel serta dikerjakan oleh beberapa orang.Karakter itulah yang menyebabkan manajemen dianggap sangat perlu untuk menghasilkan produk dari proyek tersebut dengan baik.

Manajemen proyek merupakan suatu cara mengolah input proyek menjadi output yang diinginkan secara efisein.Dalam pengertian yang lain dapat disebutkan bahwasanya manajemen merupakan cara mengelola seluruh kegiatan di dalam proyek tersebut agar tujuannya tercapai baik dalam segi waktu,biaya maupun mutu pekerjaan yang dihasilkan.Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses manajemen proyek ini salah satunya adalah ruang lingkup pekerjaan itu sendiri. Ruang lingkup yang terdapat dalam segi manajemen proyek ini antara lain :

1.Planning, yang merupakan perumusan persyaratan dari suatu proyel yang akan dilakukan

2.Pengorganisasian ( organizing), merupakan kegiatan untuk mengatur dan menyusun organisasi yang akan melaksanakan proyek tersebut.

3.Pelaksanaan ( actuating), merupakan aktualisasi dari seluruh perencanaa yang telah dibuat, dalam rangka mewujudkan proyek yang sedang dilaksanakan.

4.Pengawasan ( controlling), merupakan kegiatan untuk mengawasi seluruh pekerjaan agar hasilnya dapat sesuai dengan yang telah diharapkan.

Berdasarkan ruang lingkup tersebut, dapat disebutkan bahwasanya perencanaan yang terkait juga dengan penjadwalan proyek termasuk salah satu ruang lingkup manajemen proyek yang bahkan terdapat pada poin utama dalam penyelesaian suatu proyek tertentu. Selain itu, waktu, sumber daya yang ada, biaya, mutu, serta resiko merupakan bagian dari hal-hal yang sangat diperhatikan bagi suatu manajemen proyek.

Planning merupakan salah satu komponen proyek yang sangat penting.Planning atau perencanaan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia diartikan sebagai suatu proses atau cara sebelum kita melakukan sesuatu. Dapat kita artikan bahwasanya perencanaan merupakan sesuatu yang harus kita kerjakan terlebih dahullu sebelum kita melakukan pekerjaan pokok kita, misalnya ketika membangun suatu gedung, tentunya telah direncanakan terlebih dahulu baik design maupun cara kerja yang akan digunakan, sehingga dalam pelaksanaan pembangunan, tidak ada lagi perubahan ataupun meminimalisir perubahan yang terjadi. Selain itu, perencanaan juga terkait dengan penjadwalan. Adanya penjadwalan dapat meminimalisir dampak kerugian proyek yang sering ditemui,seperti penyelesaian proyek yang tertunda, kualitas pekerjaan yang kurang memuaskan, juga banyaknya biaya proyek yang melambung tinggi bahkan tidak realistis serta permasalahan yang lain seperti timbulnya resiko atau tidak dapat menghadapi resiko yang sebenarnya seluruh komponen proyek telah mengetahui resiko tersebut. Sehingga adanya perencanaan serta penjadwalan proyek ini diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan proyek tersebut.

Sesuai dengan ruang lingkup yang telah dijelaskan sebelumnya, maka proses manajemen ini dapat terbagi dalam beberapa bagian, yakni :

1.Initiation, suatu langkah awal dari suatu proyek.

2.Planning, perencanaan yang berupa seluruh persyaratan yang diperlukan dalam proyek tersebut.Dapat disebut juga sebagai rencana kerja.

3.Eksekusi, aktualisasi planning proyek tersebut.

4.Monitoring, mengukur prestasi yang telah dikerjakan.

5.Controlling, perbandingan antara proses eksekusi dengan perencanaan

Sumber daya dan waktu serta biaya yang telah tersedia merupakan modal awal dalam menyusun perencanaan dan penjadwalan ini. Bagi pihak manajemen, pengaturan segala yang ada dalam proyek tersebut merupakan suatu trik dalam menyelesaikan proyeknya dengan sangat baik. Selain itu, perencanaan yang tepat dan didukung oleh penjadwalan yang sesuai, memberikan ketenangan dan kepastian baik dari owner (pemilik proyek), dan pihak yang mengerjakan proyek tersebut bahwasanya proyek yang dilakukan akan berhasil dengan baik.

Langkah- langkah dalam menjalani proses perencanaan (planning) suatu proyek antara lain :

1.Memahami proyek terlebih dahulu,hal ini menjadi salah satu senjata ampuh bagi para manajer proyek agar proyeknya dapat terencana dengan baik.

2.Mengetahui garis besar pelaksanaan proyekk tersebut.

3.Merinci seluruh kegiatan proyek hingga bagian yang paling kecil agar seluruh komponen proyek mengetahui apa yang harus mereka lakukan sehingga waktunya dapat efisien.

4.Merencanakan kembali seluruh kegiatan proyek tersebut lebih kecil lagi sehingga kegiatan yang direncanakan menjadi semakin jelas.

5.Merangkai bagian-bagian kecil proyek tersebut sesuai dengan pekerjaan utama proyek tersebut.

6.Mengecek kembali perencanaan tersebut karena dapat terjadi suatu koreksi yang lebih baik sebelum pelaksanaan proyek itu dimulai.

Setelah menjalankan proses tersebut, tak jarang suatu proyek dapat mengalaim suatu keterlambatan terutama dalam segi waktu, padahal bagi proyek, waktu merupakan uang, sehingga waktu yang terbuang dapat diartikan sebgai biaya yang harus ditanggung oleh seluruh penanggung jawab proyek tersebut. Keterlambatan tersebut dapat dikarenakan antara lain :

-Batas waktu yang tidak realistis

-Perubahan kebutuhan si pemilik proyek

-Memandang rendah sumber daya dan usaha yang dilakukan serta resiko yang timbul

-Kesalahan komunikasi.

Dalam menghadapi keterlambatan ini, proses penjadwalan yang mengiringi proses perencanaan tersebut menjadi salahs atu ujung tobak keberhasilan proyek ini terutama dari segi waktu dan tentu saja usaha.Dalam penjadwalan ini, terdapat hal-hal yang perlu diperhatikan dan menjadi cara tepat untuk melakukan proses penjadwalan, yakni :

1.Melakukan penilaian kembali atas langkah-langkah pekerjaan yang telah direncanakan, usahakan sesuai dengan aturan serta mempertimbangkan resiko yang timbul.

2.Kegiatan-kegiatan yang terpisah dapat dilakukan dengan cara parallel sehingga waktu yang dibutuhkan menjadi sangat efisien.

3.Memastikan bahawasanya pekerjaan ini bebas dari masalah, terutama masalah yang tidak terkait teknis terhadap proyek tersebut.

4.Membuat estimasi terlebih dahulu tanpa hadirnya masalah baik teknis maupun non teknis, kemudian dinaikkan dengan meperhitungkan resiko yang timbul.

5.Menyesuaikan seluruh waktunya dengan sumber daya yang tersedia.

Seluruh manajemen proyek tersebut diharapkan mampu mengatasi seluruh permasalahan yang terjadi dalam proyek tersebut sehingga didapat hasil proyek yang sesuai dengan yang diinginkan seluruh komponen proyek tersebut.